“Software uit de kraan”

Uit: TelecomWorks nummer 3 van 2010. Pagina 14. Door Jorn Bijnsdorp.

Cloud geeft samenwerken nieuwe dimensie

Software uit de kraan

Cruciaal voor het Nieuwe Werken is de mogelijkheid om makkelijk te kunnen samenwerken en communiceren met collega’s, partners en klanten. Een van de mogelijkheden om efficiënt online samen te werken is via SharePoint 2010 van Microsoft, dat ook als cloud-dienst wordt aangeboden.

Samenwerken en communiceren leent zich goed voor cloud-computing. Software as a Service (SaaS) is eigenlijk net zoiets als water uit de kraan. Je maakt gebruik van standaardoplossingen en je betaalt per gebruiker. Bedrijven vinden dat prettig, want waarom zouden ze zelf opnieuw het wiel uitvinden en teveel betalen?

De kracht van cloud-computing is efficiëntie. Door gebruik te maken van SaaS-oplossingen vallen de investeringen in IT lager uit, want men hoeft minder te investeren in hardware, software en kennis. En het maakt organisaties flexibel. Een bedrijf kan een account net zo makkelijk activeren als deactiveren (bijvoorbeeld voor een nieuwe deelnemer aan een project of bij ontslag). Dit maakt het mogelijk een tijdelijke omgeving in te richten voor samenwerking en communicatie. Maandelijks geeft het bedrijf aan door hoeveel gebruikers het product is afgenomen: het ‘pay per use’-principe. Daarmee koopt men dus nooit teveel capaciteit in, en dat scheelt aanzienlijk in de kosten. Met ‘de wolk’ als vertrekpunt bestaat de organisatiegrens als hindernis niet meer. Een consultant van een extern bedrijf of een tijdelijk ingehuurde ZZP’er krijgt net zo makkelijk toegang als de interne medewerkers.Veel bedrijven hebben nogal wat moeite om dat te bereiken op een interne omgeving. Niemand weet namelijk wat je dan allemaal precies ziet. Tijdonafhankelijk werken is ook snel geregeld, want cloud-diensten zijn altijd 24/7. Dat moet ook wel, want de gebruikers zitten vaak in verschillende tijdzones.

Conversie-tools beschikbaar

Op dit moment wordt e-mail nog het meeste gebruikt voor communicatie en samenwerken. In de praktijk blijkt dit echter niet altijd het beste middel om in te zetten. Verschillende versies van documenten zijn in omloop, er wordt ‘langs elkaar heen gewerkt’, men vergeet partijen te betrekken en informatie is niet altijd relevant voor iedereen. De status van een project is daarmee niet altijd voor iedereen duidelijk en hoe groter een groep wordt, hoe lastiger het wordt samen te werken. Om het samenwerken efficiënter te laten verlopen zijn ‘chat’, en het online delen van documenten handig om in te zetten. Microsoft heeft de afgelopen maanden gewerkt aan het beschikbaar maken van SharePoint 2010 (release datum 12 mei 2010) en biedt deze ook als cloud-dienst aan. Microsoftonline.com ofwel BPOS (Business Productivity OnlineStandard Suite) biedt Exchange (mail), SharePoint (delen van documenten), OCS (chatten en bellen) en LiveMeeting, aan als suite voor iedere gewenste groepsgrootte. De dienst is geschikt om al deze producten uitsluitend uit de cloud af te nemen, maar ook een gecombineerde vorm is mogelijk. Juist met de ‘2010 release’ van de suite is het een goed moment om deze stap te overwegen. Om alle functionaliteit in huis (on premise) te realiseren zijn bij de minimale configuratie namelijk al tien zware servers vereist. Maar de stap naar de cloud is voor veel bedrijven die nu alles in huis hebben staan, nog best een spannende stap. Vertrouwen in de veiligheid van informatie die ‘ergens in een wolk hangt’, lijkt de grootste bottleneck. Maar juist voor het scenario samenwerken en communiceren zijn er meestal geen verbindingen aan de achterkant nodig en zijn de data min of meer tijdelijke van aard, zeer geschikt voor ‘in the cloud’ dus. Voor de overige wensen zijn conversie-tools beschikbaar en kent BPOS voor ieder onderdeel een ‘in huis’-variant.

Meerwaarde

SharePoint Online biedt overigens wel veel meerwaarde als het in de cloud wordt aangeboden. De beschikbaarheid en toegankelijkheid voor externe partijen is immers beter. Bedrijven kijken bij de ingebruikname van SharePoint direct naar de documentenstructuur. Men is bij het documentbeheer niet meer gebonden aan één, hiërarchische structuur, SharePoint biedt de flexibiliteit om via meerdere ingangen documenten vindbaar te maken.Voor het gelijktijdig samenwerken zijn OCS (Office Communication online met chat-functionaliteit) en LiveMeeting (videoconferencing) zowel uit de cloud via BPOS als in huis beschikbaar. Met name LiveMeeting leent zich erg goed als cloud-dienst. Want als er door de economische crisis of een aswolk niet meer gevlogen kan worden, is LiveMeeting een goed alternatief. Enige voorbereiding is cruciaal, en ook van de deelnemers is wat meer discipline vereist. Maar was het niet toch al een goed plan om bijeenkomsten goed voor te bereiden? Hoe dan ook blijft het prettig om elkaar ook nog regelmatig in het echt te ontmoeten, maar de grenzen vervagen met de snel beter geworden geluids- en videokwaliteit. Wat betreft OCS is er absoluut ook een plaats in het dagelijkse werkritme, zonder te reizen. Zelfs wanneer men op dezelfde locatie werkt en elkaar even kan opzoeken, is het handig te weten wie er binnen is. Of even kort te kunnen vragen of het schikt omeven te bellen. Ten slotte is er nog een aantrekkelijk voordeel aan samenwerkenen communiceren in de cloud: de prijs. Cloud-computing maakt allerlei oplossingen beschikbaar als water uit de kraan. Je hoeft er niet meer bij na te denken, het werkt altijd en je weet vooraf precies wat het kost. Voor MKB-klanten is zo het schaalvoordeel bereikbaar, dat tot nu toe alleen voor de grote klanten bestond. In de praktijk blijkt het echter ook heel aantrekkelijk voor grote bedrijven. Die weten voorspelbare kosten ook erg te waarderen, zeker in deze tijden. Doordat samenwerken en communiceren in de cloud als nutsdienst beschikbaar is, houden de klanten tijd en geld over om zich weer te richten op waar het om begonnen was: geld verdienen door waarde toe te voegen.

Jorn Bijnsdorp is directeur e-vailable bij e-office.

Advertisements
This entry was posted in nederlands and tagged , , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s