SharePoint 2010 as a service

Hybride cloudmodel biedt ‘best of both worlds’IT Service Magazine - Nr. 1 - Januari 2011 - Thema: cloudservices

Dick Schievels

Eind januari lanceerde e-office in samenwerking met Dutch Cloud een actieaanbieding voor haar nieuwe ‘SharePoint in de cloud’-service, bedoeld voor bedrijven die SharePoint 2010 willen betrekken uit de cloud zonder dat ze beknot worden op de functionaliteit.

De dienstverlening van e-office is erop gericht om mensen in organisaties beter te laten samenwerken en een instrument als Microsofts SharePoint wordt daarbij steeds vaker ingezet. Tegenwoordig speelt dat samenwerken zich niet meer alleen af binnen een organisatie maar gaat het ook over organisatiegrenzen heen. De term die je in die context veel tegenkomt is ‘het nieuwe werken’. “Voor ons is het niet zo nieuw, vandaar dat wij het work21 noemen”, zegt directeur Services Jorn Bijnsdorp van e-office.
work21 is binnen de e-office groep een apart opgerichte unit bemand met consultants speciaal getraind om organisaties te helpen bij de omschakeling naar een moderne stijl van werken die past bij de 21-ste eeuw. “Kern daarvan is dat iedereen overal zijn werk moet kunnen doen en daarvoor is het noodzakelijk dat je op output kunt sturen”, licht Bijnsdorp toe. “Het probleem is alleen dat als je puur stuurt op output, je pas als die output er is weet of iemand zijn werk goed heeft gedaan. En dat is altijd te laat. Om het toch te laten slagen, moet iedereen in het bedrijf daarmee om leren gaan én er de juiste middelen voor krijgen.”
Rond work21 heeft e-office allerlei diensten gebouwd ter ondersteuning. De oplossingen die het bedrijf levert, verbinden mensen en kennis met elkaar. Qua software doet men niets op het vlak van machine naar machine of van mens naar machine. “Het gaat bij ons altijd om de mens-naar-mensoplossingen. Daarbij werken we al jaren samen met IBM en Microsoft en tegenwoordig ook met Google. Google komt van nature uit de cloud en IBM en Microsoft gaan daar heen met hun producten. En waar het gaat om mensen te laten samenwerken over organisatiegrenzen heen is de cloud een heel goed vertrekpunt voor ons.”

Dutch Cloud
Wat infrastructuurservices betreft, levert e-office ook traditionele hostingservices voor bijvoorbeeld een product als SharePoint 2007. Maar dat is duidelijk geen core business van het bedrijf. Met de nieuwe ontwikkelingen op cloudgebied lag het voor de hand die infrastructuur te gaan inkopen bij een IaaS-leverancier (Infrastructure as a Service). “We hebben er een aantal geprobeerd en met onze IBM-producten was het goed te doen”, vertelt Bijnsdorp, “maar met SharePoint mislukte het iedere keer.” e-office probeerde het bijvoorbeeld met de infrastructuurcloudservice van Amazon en dat bleek gewoon niet te werken. “Als je hem een keer uit- en aanzette dan deed hij het niet meer. We begrepen dat niet, totdat we ontdekten wat de uitputtende lijst van problemen is waar je mee te maken krijgt. Uiteindelijk hoorde ik van het concept van Dutch Cloud. We hebben er direct een test mee gedaan en het resultaat was verbluffend. Het is precies de bouwsteen die we nodig hebben in onze dienstverlening.”

Hello Cloud!
Zoals in de inleiding vermeld, heeft e-office samen met partner Dutch Cloud onlangs zijn ‘SharePoint in de cloud’-service in de markt gezet. De aftrap was op 20 januari. Onder het label ‘Hello Cloud’ werd een actieaanbieding gelanceerd. Op de bijbehorende website (www.hellocloud.nl) lezen we dat geïnteresseerde bedrijven voor 495 euro geheel vrijblijvend met deze SharePoint-service kunnen kennismaken. Dutch Cloud hanteert blijkbaar een cloudinfrastructuurmodel dat wel een succesvol fundament oplevert om de SharePoint-service van e-office te kunnen draaien. “Wij doen IaaS, Infrastructure as a Service, niet meer en niet minder”, zegt (mede)oprichter van Dutch Cloud Martijn van Zoeren (zie voor een eerder interview met hem IT Service Magazine 4/2010). “Wij doen geen intelligente dingen daar bovenop. e office juist wel; die opereert op de applicatielaag.”
In het IaaS-model van Dutch Cloud worden de servercapaciteit, de toegangstechnologie en de storage op een zodanige manier van elkaar losgekoppeld dat als iets aan of uit wordt gezet de gegevens altijd bewaard blijven. “Die gegevens worden niet op de server bewaard maar op een centrale plek”, legt Van Zoeren uit. “Dat betekent dat je zonder problemen een server uit en weer aan kunt zetten. Vaak zie je, zoals bijvoorbeeld in het hierboven aangehaalde geval met Amazon, dat die data op de server staan. Dus zet je die server uit, dan zijn je data weg.”

Hello Cloud!
Hello Cloud is een actieaanbieding ter kennismaking met de ‘SharePoint in de cloud’-service die door e-office in samenwerking met Dutch Cloud sinds eind januari 2011 op de markt wordt gebracht. De actie is bedoeld voor bedrijven die voor het eerst willen gaan werken met SharePoint van Microsoft of willen upgraden van SharePoint 2007 naar SharePoint 2010 en daarbij willen overstappen op een cloudservice.

Kosten
De kosten bedragen 495 euro per week (ex BTW) voor een proefperiode van zes weken. Daarna betaalt u 495 euro per week plus de kosten voor additionele licenties. De kosten zijn dan in die zin flexibel dat de klant het aantal gebruikers per maand kan vaststellen. Als op de aanbieding wordt ingegaan, spaart men bovendien de eenmalige kosten voor het inrichten van de omgeving uit.
Ten aanzien van de veiligheid garanderen e-office en Dutch Cloud dat er geen enkele concessie hoeft te worden gedaan. Een pilot is mogelijk zodat de beveiligingsexperts van de klant kunnen toetsen of aan hun eisen is voldaan.

Workshop
‘Direct aan de slag’ is een van de slogans op de wervingssite http://www.hellocloud.nl waar de actieaanbieding meer in detail wordt beschreven. Daar is ook te lezen dat een workshop integraal onderdeel uitmaakt van de aanbieding. Aan de hand van diverse scenario’s begeleidt e-office de klant bij de keuze uit de functionele inrichtingsmogelijkheden van SharePoint 2010. Het gaat daarbij om effectief samenwerken, verbinden van mensen en kennis, effectief vergaderen, optimale communicatie en bereikbaarheid, werk en privé-integratie, enzovoort. Maar ook technische zaken, zoals een proefmigratie, productevaluatie, proof of concept, pilot of security-assessment kunnen desgewenst aan bod komen.

Extra’s
Extra opties zijn tegen betaling mogelijk. U moet dan denken aan zaken als:

  • integratie met uw eigen systemen: onder andere site to site VPN, dedicated firewall, SSO, Microsoft Lync, Microsoft Exchange;
  • een dedicated xDSL-verbinding;
  • een uitgebreide SharePoint-inrichting bij meer dan 150 gebruikers;
  • aanvullende ondersteuning bij invoering en gebruik: on site, remote of telefonisch;

Hoe steekt de IaaS-oplossing die Dutch Cloud aan e-office levert in elkaar?

Martijn van Zoeren: “Als basissetup hebben we een aantal images klaar staan. De klant heeft daar zelf geen servers voor nodig. Wil een bedrijf morgen starten met de SharePoint-service, dan wijzen wij drie servers toe en worden die images eenduidig naar die drie servers gebracht. De basisinstallatie die e-office doet, bestaat uit een uitgebreid stappenplan van wel 176 stappen. Dat staat nu in een image bij ons klaar. Op het moment dat een klant het groene licht geeft, is het een kwestie van een paar muisklikken en die basisinstallatie staat er. De klant kan er direct mee aan de slag. En wil een klant wat kleine aanpassingen op die basisinstallatie, dan helpen we hem daar ook bij. Op deze manier kun je net zo makkelijk één klant van de service voorzien als honderd tegelijk. Dat is met name voor e-office het aantrekkelijke. En we hebben het nu voor SharePoint gedaan, maar dat kan straks voor elke andere oplossing ook zo worden ingericht.”

In hoeverre verschilt deze SharePoint-service van de SharePoint die ik bij Microsoft als SaaS oplossing kan aanschaffen?

MvZ: “Naar de cloud gaan betekent voor bedrijven in het algemeen dat slechts gekozen kan worden uit sterk gestandaardiseerde functionaliteit. Dat zie je bij de applicaties van Google, bij de BPOS-aanbieding van Microsoft en ook bij Lotus Live van IBM. Dat zijn aanbiedingen van standaardfunctionaliteit op een gedeeld platform. Je hebt de keus uit één. De manier waarop jij het gebruikt is dezelfde als waarop je buurman het gebruikt. Dus je krijgt een afgeknepen functionaliteitenmenu aangeboden. Klanten die veel geïnvesteerd hebben in een gedegen oplossing bestaande uit een reeks van aan elkaar geknoopte producten, gaan er qua geboden functionaliteit normaal gesproken dus op achteruit als ze naar de cloud gaan. Wil je dat niet, dan zegt de leverancier: hier heb je de licenties, installeer het zelf maar. Daartussen is natuurlijk plaats voor een hybride model. Tegenwoordig heet dat ‘federated cloud’. Dat is meestal een combinatie van on-premisse, een public cloud en een private cloud. Daarvoor worden op dit moment nog nauwelijks oplossingen geboden. Microsoft zelf biedt het niet, terwijl vooral middelgrote bedrijven er wel behoefte aan hebben.”

En dat is wat jullie met de ‘SharePoint in de cloud’-service nu leveren?

MvZ: “Ja! Als je SharePoint echt wilt gebruiken om samen te werken en je bijvoorbeeld een internet wilt opbouwen met je leveranciers en met je klanten, of als je wilt integreren met de financiële administratie, als je dat soort dingen wilt, dan heb je meer nodig dan alleen een standaardproduct. Wij bieden dat alternatief. Wij bieden both worlds: een cloudservice die niet noodzakelijkerwijs functioneel is afgeknepen.”

Wat ik een beetje vreemd vond aan jullie ‘Hello cloud’-aanbieding, was dat er wordt gezegd dat je het voor 495 euro vrijblijvend zes weken kunt proberen. Die term ‘vrijblijvend’ vind ik een beetje raar, want het is toch cloudcomputing? Je moet het toch gewoon ‘pay per use’ naar behoefte in kunnen kopen en het morgen weer van de hand kunnen doen?

Jorn Bijnsdorp: “Bedenk dat als je dit nu in de SaaS-variant bij Microsoft aanschaft, je meteen betaalt voor een jaar. Dat is de minimale afname. En als je het on-premise doet, dan moet je ook je hardware aanschaffen voor drie of vijf jaar en dat is ook niet zo vrijblijvend. Bovendien ga je dan een hoop inrichtingskosten maken en ook daarmee heb je in onze aanbieding allemaal niets te maken. Dus je betaalt geen initiële kosten, maar alleen zes weken die 495 euro.”

En als ik daarna door wil gaan, wat ga ik dan betalen?

JB: “Daarna betaal je 495 euro per week plus de kosten voor additionele licenties. De kosten zijn dan in die zin flexibel dat je zelf per maand het aantal gebruikers kan vaststellen.”

Stel dan ik heb de service voor langere tijd afgenomen maar wil toch uitstappen. Kan ik dan bijvoorbeeld makkelijk mijn data meekrijgen?

JB: “Ja, het is natuurlijk enterprisesoftware. Iedereen kent SharePoint 2010 juist van de on-premise wereld. Het is gewoon exact dezelfde software en daarom is onze SharePoint-service ook het best te omschrijven als een on-premise oplossing met de voordelen van de cloud. Dus je hebt geen zorgen als er een keer ‘s nachts een SAN-storing optreedt. Dat regelt Dutch Cloud allemaal voor je.”

Van Zoeren vult aan: “Maar een klant kan er mee stoppen als hij ermee wil stoppen. Dan krijgt hij niet allerlei rare facturen voor de afkoop van contracten. Dit is écht cloud. Wil je weg dan kun je weg.”

De data staan in Nederland, begreep ik?

MvZ: “Ja, we kunnen aanwijzen waar dat is. Het kan ook geaudit worden, maar we garanderen dat de data binnen onze grenzen blijft en ook het beheer in Nederland wordt gedaan.”

Hoe veilig is het ingericht?

MvZ: “Het is allemaal gebaseerd op de standaard Dutch Cloud-dienst. Het voldoet allemaal aan dezelfde veiligheidseisen als die de klant zelf aan zijn netwerk stelt. Klanten kunnen niet bij elkaars data. Het is zowel fysiek als logisch van elkaar gescheiden. Er zit een firewall tussen die per klant specifiek is en als eindgebruiker bepaal jij zelf de policy’s in de firewall. Access kan via een afgeschermde lijn of via internet. Het kan ook een site-to-site VPN-verbinding zijn. Elke vorm waarop men erbij wil kunnen, is zelf te bepalen.”

Wat blijven er nog voor beheertaken over voor de klant zelf?

MvZ: “Wat je bijvoorbeeld op geen enkele manier kunt oplossen, ook niet in niet-cloudsituaties, is dat als iemand het bedrijf verlaat de toegang van de betreffende persoon tot het systeem moet worden opgeheven. Aan dat soort dingen kunnen wij nog steeds niets doen. Dus dat blijft altijd je eigen verantwoordelijkheid.”

En het functioneel beheer blijft ook bij de klant neem ik aan?

Jorn Bijnsdorp: “Het belangrijkste vind ik, is dat we onze klanten helpen de ambassadeursfunctie in te vullen.”

Wat bedoel je precies met ambassadeursfunctie?

JB: “Nou, wat mij een beetje dwarszit, is dat er veel klanten zijn die SharePoint niet op de goede manier gebruiken. Die doen net alsof het een fileserver is, gaan allemaal mapjes aanmaken, et cetera. Dat is eigenlijk een belediging voor de applicatie. Er wordt over het algemeen veel te weinig nagedacht over hoe SharePoint moet worden gebruikt. SharePoint is primair een middel tot samenwerking, maar zodra je bij de IT terechtkomt, wordt dat snel uit het oog verloren. Daar gaan ze allemaal technisch inhoudelijke vragen stellen en dan wordt het opeens doel in plaats van middel.”

Je moet eigenlijk niet zoveel met dat soort IT-werk te maken hebben?

JB: “Precies! Het is veel belangrijker om uit te leggen wat met het product kan, hoe het bedoeld is en hoe het ‘t best tot zijn recht komt. Vandaar dat we SharePoint aan onze klanten ook aanbieden in de vorm van scenario’s. Bijvoorbeeld het scenario effectieve communicatie. Daar zit onder meer vergaderen als onderdeel in. Hoe zorg je er nu voor dat een vergadering efficiënt verloopt. Je moet daar in SharePoint best wat voor doen om dat vorm te geven. Het zijn typisch dingen die overal spelen en daarom maken we die voor al onze klanten gemakkelijk verteerbaar door met standaardtemplates te werken. Zo bieden we standaard een stuk of zes scenario’s aan die eigenlijk voor iedereen goed werken.”

Stel ik heb bij SAP al een cloudoplossing afgenomen en ik wil nu ook via jullie met SharePoint gaan werken. Die twee wil ik integreren. Wie doet dat dan voor me?

Martijn Van Zoeren: “Dat is niet anders dan een traditionele integratie natuurlijk.”

Ja, ik kan natuurlijk iemand in mijn eigen bedrijf hebben die slim genoeg is om dat te implementeren, maar het idee van cloudcomputing is toch dat we dat allemaal het liefst door anderen laten doen.

MvZ: “Ja, dat klopt!”

Moet ik dan weer een derde partij gaan inhuren die de integratie doet, of gaan jullie met SAP praten en doen jullie het dan?

MvZ: “Die integratie is in principe geen issue, alleen heeft e-office noch Dutch Cloud SAP-kennis. In een traditionele omgeving heb je om te integreren ook aan beide kanten kennis nodig en dat geldt hier ook. Kijk, technisch is het heel makkelijk te ontsluiten, maar om nu te zeggen: even een half uurtje met elkaar kletsen en we kunnen het connecteren… Dat is jammer genoeg nog niet zo.”

Maar dat is wel een groot probleem wat cloudcomputing betreft, want nu gaat het nog maar om twee partijen. Maar stel dat ik er vijf heb en ik moet voor al die integratieprojecten iemand apart gaan inhuren, dan wordt het snel een onoverzichtelijke warboel.

MvZ: “Ja, ik wou dat ik een andere oplossing kon geven, maar de technische integratie is vandaag de dag nog steeds een heel lastige klus. Het voordeel van een cloudomgeving is op dit moment dat je straks vanuit één portal zowel jouw SAP-omgeving als jouw SharePoint-omgeving als jouw Salesforce.com-omgeving kunt gaan aansturen en naar behoefte heel flexibel users en/of capaciteit kunt toevoegen. Dat is op het moment goed beschikbaar. Het in beheer nemen, het in onder je eigen policy’s in hetzelfde netwerk brengen, het schaalbaar maken, van al die voordelen van cloud kun je één-op-één gebruikmaken. Maar die technische integratie is nog niet zo makkelijk als we het allemaal zouden willen.”

Hebben jullie hier een standaard-SLA voor?

MvZ: “Ja, en die van Dutch Cloud is heel simpel. Die is gematcht met het SharePoint-stuk van de SLA van e-office. Die standaard-SLA behelst uit mijn hoofd 99,8 beschikbaarheid. Wil je meer of minder dan is dat een add-on. Maar we hebben in eerste instantie voor een hele simpele standaard-SLA gekozen. Vanuit e-office gaat het met name om garanties betreffende de werking van de omgeving. Maar ook dat is weer een e-office-SLA, waar een gedeelte van de SLA van Dutch Cloud aan gekoppeld is.”

Je hebt in een eerder gesprek met mij opgemerkt dat er rond cloudcomputing hele nieuwe SLA’s nodig zijn.

MvZ: “Ja, klopt! We hebben zelfs bij Dutch Cloud het afgelopen half jaar de SLA weer helemaal op zijn kop gegooid, omdat ook daarin weer achterhaalde zaken stonden. We hebben er iemand anders naar laten kijken en we hebben er een jurist naar laten kijken. Ook op het moment dat je gaat koppelen met andere partijen, heeft dat consequenties. Waar ligt wat. En dus zie je ook die SLA’s constant evolueren.”

Wat moet de klant zelf aan technische zaken regelen, bandbreedte bijvoorbeeld, om een goede performance te hebben.

MvZ: “Aan onze kant kunnen we er alles aan doen. Maar dat probleem aan de klantkant kunnen wij nog steeds niet oplossen. Als ik met mijn mobieltje probeer om bij die SharePoint-omgeving te komen, ja dat is traag. Maar dat was het ook als de server hier twee meter verderop had gestaan. Dat is de beperking van het device op de plek waar je zit. Je kunt alleen zorgen dat als jij op het internet zit de toegang van het internet naar die omgeving optimaal is. Maar van het internet naar bijvoorbeeld de gebruiker thuis, of naar zijn device, dat blijft natuurlijk nog steeds een big issue. Het gaat steeds beter en wordt steeds makkelijker, maar dat kun je nog steeds niet oplossen. In geen enkele situatie en dus ook in deze situatie niet.”

Advertisements
This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s